Stel je voor: er komt een aanvraag binnen. Project, budget, alles lijkt te kloppen. Je team denkt: mooi, we gaan aan de slag. En dan beginnen ze. Calculeren, uitwerken, afstemmen, mailen.
Dat is precies het moment waarop je kansen om die deal te winnen kelderen. Nog voordat er één regel offerte geschreven is.
Want een aanvraag is nog geen verkoopkans. Als je die aanvragen niet gekwalificeerd hebt, ben je alleen maar uren aan het draaien, zonder enig besef van het nut daarvan. Zo wordt je salesteam offertefabriek, in plaats van een verkoopmachine.
Kijk maar eens eerlijk naar je cijfers. Vaak wordt het beeld dan ongemakkelijk snel duidelijk. Hoeveel offertes gaan eruit, en hoeveel worden er nou echt een opdracht? Dan zie je bijvoorbeeld: maar één op de twintig. Je moet dus twintig offertes maken voor één opdracht. Hoe lang is je salesteam daar wel niet mee bezig?
Op die manier is je salesteam heel druk. Ze zijn keihard productie aan het draaien, maar ze produceren alleen maar offertes. Constant calculeren, uitwerken, afstemmen, mailen, nabellen. Maar ze zijn nauwelijks aan het verkopen.
Als je wilt dat je team weer gaat verkopen, moet je dus ingrijpen. En mijn uitgangspunt daarvoor is: je gaat geen offertes meer maken op basis van gokwerk.
Een aanvraag is nog geen verkoopkans. Dus ga ze kwalificeren. En ga pas aan de slag met een offerte zodra je een kans gekwalificeerd hebt.
Elke ongekwalificeerde offerte kost tijd. Tijd die je daarna niet meer hebt voor de aanvragen die wél serieus zijn.
Als je aanvragen gaat kwalificeren, moet het natuurlijk geen zinloze bureaucratische oefening worden. Dus welke informatie heb je dan nodig, voor je aan een offerte begint?
Drie dingen: Is er budget? Wat is het probleem? Wat is de urgentie? Dat zijn dingen die je moet uitvragen. En dat doe je op de meest voor de hand liggende manier: aan de telefoon.
Concreet zijn er drie vragen, die je vóór elke serieuze offerte beantwoord wil hebben:
1. Waarom deze offerte? Wat is de aanleiding?
2. Waarom nu? Is er haast, en waarom dit moment?
3. Waarom bij ons? Welke aanname heeft de klant gemaakt waardoor hij denkt dat dit bij jullie past?
Als je die vragen niet kan beantwoorden, dan heb je deze aanvraag, en dus deze verkoopkans, niet gekwalificeerd.
Een veelgemaakte fout: de vragen stellen aan wie de aanvraag toevallig indiende. Vaak een junior inkoper, zonder zicht op de technische afweging.
Ik ben daar streng in: je moet bellen met iemand die er ook daadwerkelijk iets over te zeggen heeft. Krijg je de aanvraag via de junior en weet je niet wie erover beslist? Geen probleem, bel die junior gewoon op met je vragen. En als hij het antwoord niet weet zeg je: “Wij kunnen geen goede offerte maken zonder dat antwoord, dus wie weet het wel?”
Soms zijn ondernemers bang om hiermee klanten weg te jagen. Maar tet idee dat je zo klanten wegjaagt, klopt gelukkig niet.
Door niet meer klakkeloos offertes te maken, gaat het in je bedrijf niet meer om: ‘u vraagt, wij draaien’. Het wordt: ‘u vraagt, wij checken of er voor ons een echte kans is, en dan gaan we draaien’.
Je bent nog steeds beschikbaar. Maar wel op een slimme manier.
Voor aanvragen zonder urgentie kan je bijvoorbeeld iets anders sturen dan een complete offerte. Een prijsindicatie met een brochure, bijvoorbeeld.
Zo houd je tijd over voor de trajecten waar echt geld te verdienen is. En als je besluit tijd te steken in de offerte, heb je door de antwoorden die je gekregen hebt veel betere informatie. En dus een grotere verkoopkans.
